Wynajem magazynu – opłaty eksploatacyjne

Wynajem magazynu – opłaty eksploatacyjne

Opłaty eksploatacyjne (nazywane często z języka angielskiego service charges lub w skrócie s.c.) są elementem kosztowym, który u wielu najemców budzi duże obawy podczas podejmowania decyzji o wynajmie magazynu. Czy jest się czego bać? A może temat nie jest taki straszny? Poniżej kilka faktów i spojrzenie na temat z obu stron, które pozwoli na chłodną ocenę sytuacji.

Zdecydowanie najwięcej umów zawieranych jest w obiektach zajmowanych przez kilku najemców (multitenant), co w praktyce wymusza, aby były to tzw. umowy Triple Net Lease (potrójny czynsz netto – NNN), gdzie poza czynszem, najemca ponosi także koszty eksploatacyjne.
Zakres opłat eksploatacyjnych jest co do zasady podobny u większości czołowych deweloperów na rynku i obejmuje kilka podstawowych kategorii: opłaty związane z podatkami i opłatami publicznymi, opłata za zarządzanie, koszty ubezpieczenia i koszty utrzymania powierzchni wspólnych.

Podatki

Największy udział w opłacie eksploatacyjnej stanowią podatki (do 60%). Podatki są jedną z dwóch rzeczy, których w życiu nie unikniemy, ale warto zaznaczyć, że:

  • wynajmujący nie ma żadnego wpływu na wysokość podatków, które płaci za nieruchomość;
  • prawo przewiduje, że obowiązek ponoszenia podatku od nieruchomości powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zakończono budowę, więc dla nowych budynków można liczyć nawet na 11-miesięczne zwolnienie z tych kosztów (przy ukończeniu budowy na koniec stycznia);
  • jedną ze składowych jest opłata za użytkowanie wieczyste, co może być przyczyną wyższego kosztu w lokalizacjach, gdzie wynajmujący nie ma własności gruntu.
Zarządzanie

Opłata za zarządzanie jest jedynym składnikiem service charges, który można dość dokładnie przewidzieć, ponieważ odnosi się do czynszu za najem i najczęściej wynosi 3% jego rocznej wysokości. Podstawą obliczenia tej kwoty jest tzw. passing rent, czyli czynsz bazowy po corocznej waloryzacji.

Ubezpieczenie

Zakres ubezpieczenia obejmuje ubezpieczenie budynku od wszelkiego ryzyka w pełnej wysokości wartości (w tym ubezpieczenie od utraty czynszu) oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynajmującego.
Należy zwrócić uwagę na trzy elementy:

  • poziom stawek kształtowany jest ogólną sytuacją na rynku ubezpieczeń i wynajmujący ma ograniczony wpływ na ich wysokość;
  • rodzaj prowadzonej przez najemcę działalności może mieć wpływ na wzrost kosztów, który zostanie on bezpośrednio przeniesiony na najemcę (np. składowanie towarów niebezpiecznych może spowodować, że ryzyko zostanie oszacowane na wyższym poziomie i spowoduje wzrost składki);
  • ubezpieczenie nie obejmuje mienia najemcy, które jest przechowywane w budynku.
Utrzymanie powierzchni wspólnych

Koszty wynikające z utrzymania powierzchni wspólnych są elementem budzącym najwięcej kontrowersji.
Często są podnoszone w czasie negocjacji, ponieważ na ich poziom wpływ wynajmującego jest zdecydowanie największy. Łącznie stanowią one ok. 30% całej opłaty, a na całość składają się: koszty ochrony, utrzymanie i konserwacja budynków, instalacji przesyłowych, sytemu ppoż., przeglądy wymagane przepisami, a także utrzymanie terenów zewnętrznych (w tym odśnieżania placów i dachów). Każdy z tych elementów stanowi ok. 1/3 kosztów.
Głównym elementem wydatków ponoszonych na ochronę są koszty osobowe, a co się z tym wiąże ich wysokość jest ściśle powiązana ze zmianami poziomu płacy minimalnej. To kolejny element, na który wynajmujący ma ograniczony wpływ.
Wynajmujący ma majwiększy wpływ na wysokość kosztów utrzymania obiektu oraz terenów zewnętrznych przez podejmowanie decyzji o wyborze zarządcy obiektu, podwykonawców i wykorzystywanych materiałach. W tym miejscu należy zaznaczyć, że jeżeli najemca korzysta z dodatkowych usprawnień (np. urządzeń chłodniczych, instalacji sprężonego powietrza), a ich utrzymanie powierzone jest wynajmującemu, to ich koszt także może być doliczony do opłaty eksploatacyjnej (alternatywą jest regulowanie płatności zaraz po wykonaniu obsługi).

Metody rozliczeń

Omawiając temat opłat eksploatacyjnych, należy pamiętać, że w zdecydowanej większości przypadków odnosimy się do metody rozliczeń typu open book, więc ponoszone opłaty miesięczne są zaliczkami. Oznacza to, że pozycja kosztowa, która jest prezentowana w ofercie przedstawianej przez wynajmującego, jest tylko i wyłączenie estymacją przewidywanych kosztów i w ostatecznym rozliczeniu może ulec zmianie.
Przy dużej powierzchni najmu (np. 15 tys. mkw.) błąd w estymacji na poziomie 5% będzie równoważny kwocie około 50 tys. zł – w formie zwrotu nadpłaty przez wynajmującego lub dopłaty ze strony najemcy.
Należy przy tym podkreślić pełną transparentność wyliczeń poziomu service charge oraz bezdyskusyjnie uczciwe podejście wynajmujących do rozliczenia opłaty. Bazując na własnych doświadczeniach, kilkunastu lat po stronie najemcy, podkreślam, że „bilans końcowy” rozliczeń jest zawsze równy zero. Service charge nie jest elementem zarobku wynajmującego i w żadnej z jego składowych nie ma ukrytej marży. Zwyczajowo rozliczenie opłat eksploatacyjnych odbywa się w okresach rocznych, a informację o rzeczywistych kosztach najemca otrzymuje przed końcem pierwszego kwartału. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do ostatecznego poziomu kosztów, najemcy przysługuje prawo do audytu (warto pamiętać, aby takie prawo zastrzec sobie w umowie najmu). Audyt dotyczy zarówno zasadności i wysokości poniesionych kosztów, jak i weryfikacji współczynnika ich alokacji na najemcę (czy jest zgodny ze współczynnikiem udziału powierzchni najemcy w budynku i parku).
O ile drugi element jest łatwy do sprawdzenia, to zasadność i wysokość kosztów jest często sprawą dyskusyjną.
Pomocne w tym zakresie jest wsparcie firm doradczych, które mogą skorzystać z doświadczenia swoich specjalistów z działów zarządzania nieruchomościami.
Przytoczony wcześniej przykład złego oszacowania kosztów pokazuje, jak ważna na etapie negocjacji umowy najmu jest analiza kosztów proponowanych przez wynajmującego i dokładne zdefiniowanie ich zakresu. Na tym etapie nie ma żadnego problemu ze strony wynajmującego, aby przedstawił szczegółowe rozliczenia opłaty za ubiegłe lata dla oferowanego budynku czy też parku. Kwoty szacowanych składowych można zapisać w umowie najmu – co prawda nie daje to najemcy żadnych podstaw do roszczeń przy rozliczeniu opłaty, ale zyskujemy w ten sposób chociażby punkt odniesienia w czasie audytów. W ostatnim czasie na rynku pojawił się produkt oferowany przez jednego z czołowych deweloperów, który pozwala na ustalenie przy podpisaniu umowy najmu stałego poziomu opłaty eksploatacyjnej (z wyłączeniem podatków). Takie rozwiązanie daje niezwykły komfort dla najemcy, który może bardzo dokładnie szacować swoje budżety na cały okres najmu. Poza powyższym przykładem sytuacje ograniczenia wzrostu kosztów service charges znacznie ponad zaliczkę są niezwykle rzadkimi przypadkami na rynku, zawsze wyłączone są z nich podatki, a dotyczą tylko największych transakcji.

Na koniec dwa elementy, o których należy pamiętać: praktycznie całość kosztów związanych z opłatami eksploatacyjnymi ponoszona jest przez wynajmującego w złotych, więc także sama opłata wyrażona jest w tej walucie; z niewielkimi wyjątkami wysokość opłaty eksploatacyjnej jest taka sama dla powierzchni magazynowej i biurowej używanej przez najemcę. Podsumowując temat opłat eksploatacyjnych, musimy pamiętać, że nie są one elementem zarobku wynajmującego, a ich poziom jest absolutnie transparentny i musimy mieć do nich prawo wglądu. W dużej części wynajmujący ma ograniczony wpływ na ich poziom lub nie ma go wcale. Im więcej będziemy dociekać na etapie negocjacji umowy, z tym lepszą wiedzą przystąpimy do ich weryfikacji przy rozliczeniu rocznym.

Komentarze
Anna Galas, Senior Business Development Director, FM Logistic Europa Centralna
FM Logistic w Europie Centralnej, jako część globalnego lidera rozwiązań logistycznych, świadczy usługi logistyczne zarówno na powierzchniach własnych, jaki i wynajmowanych. Obecnie w regionie posiadamy 19 platform logistycznych oraz 24 terminale przeładunkowe. W kwestii rozliczania kosztów eksploatacyjnych pozostawiamy takie samo stanowisko dla obiektów własnych, jak i tych wynajmowanych. Od dostawców nowoczesnych powierzchni magazynowych oczekujemy nieustannego dbania i kontrolowania ponoszonych przez nich kosztów. Zależy nam, aby systematycznie weryfikowali wydatki związane z utrzymaniem obiektów oraz szukali oszczędności tam, gdzie to możliwe, stosowali synergie kosztów poprzez pracę z wieloma najemcami. Taką postawą m.in. dbamy o koszty naszych klientów, którzy korzystają z usług FM Logistic, zapewniamy im konkurencyjność i potwierdzamy nasze partnerskie podejście do współpracy. Jako operator logistyczny posiadający swoje powierzchnie mamy duże doświadczenie w ocenie kosztów eksploatacyjnych, ale także podpowiadamy i motywujemy do stosowania zmian, które te koszty mogą obniżyć. Przykładowo, poprzez wprowadzanie w swoich budynkach innowacyjnych rozwiązań, które w dłuższej perspektywie pomogą zoptymalizować tę pozycję w budżecie. Takim przykładem może być niedawno wprowadzony przez FM Logistic nowatorski system rejestracji kierowców połączony z automatycznym wjazdem pojazdów, dzięki któremu nie tylko zoptymalizowaliśmy koszty eksploatacji, ale również usprawniliśmy i znacząco skróciliśmy czas rejestracji kierowców oraz poprawiliśmy przepustowość. Rozwiązanie to jest dostępne m.in. na platformach w Polsce Centralnej w Wolborzu oraz w Seredzie na Słowacji. Niezależnie o tego, czy jest to nasz obiekt czy wynajmowany zależy nam, aby unikać nieprzemyślanego przerzucania kosztów na klientów, generując niepotrzebne wydatki obydwu stronom.
Izabela Gajek, Property Management Director, 7R
Największym wyzwaniem stojącym przed zarządcą obiektów magazynowych jest dobre skalkulowanie usług, które będą świadczone na obiekcie dla najemcy. Najemca zwraca szczególną uwagę na to, jakie pozycje kosztów wchodzą w zakres rozliczenia, dlatego takie zestawienie musi być skrupulatnie i transparentnie przygotowane. Oczywistą podstawą rozliczenia są niezbędne dokumenty, czyli faktury, umowy i inne, na podstawie których wpisujemy koszty do rozliczenia. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala na sprawne przedstawienie ujęcia danego kosztu w rozliczeniu. Oszczędności należy szukać poprzez efekt skali, czyli zarządzanie kilkoma obiektami magazynowymi; wdrażanie i zwiększanie zakresu prac nowych technologii, np. monitoringu, czujników ruchu, automatycznej ewidencji pojazdów i negocjowanie warunków współpracy z dostawcami mediów i usług. Optymalizacja kosztów pozwala na stabilizację wysokości opłat eksploatacyjnych i bieżące monitorowanie rynku usług.
Mariusz Jaromin, Business Development Manager, Global e-commerce Vector Market w DB Schenker
Firmy, które korzystają z usług deweloperów dostarczających powierzchnie magazynowe, nierzadko decydują się na weryfikowanie płatności i audytowanie kosztów eksploatacyjnych. Składa się na nie m.in. ochrona obiektów, oświetlenie zewnętrzne magazynów, utrzymanie terenów zielonych, odśnieżanie powierzchni, utrzymanie dróg czy opłaty za zarządzanie parkiem. Audyt może pomóc zidentyfikować wszystkie koszty eksploatacyjne i pomóc w efektywniejszym zarządzaniu powierzchnią magazynową. Warto jednak zwrócić uwagę, że koszty eksploatacyjne uzależnione są także od warunków pogodowych, np. śnieżna zima spowoduje wzrost cen odśnieżania obiektów.
Deweloperzy nowych parków logistycznych oferują różne możliwości w zakresie ekologicznych rozwiązań, na które operatorzy zwracają uwagę. Wprowadzane jest oświetlenie LED, zbiorniki na deszczówkę czy panele fotowoltaiczne, co umożliwia nie tylko dbanie o środowisko, ale również pozwala na oszczędności. Wiele kwestii już na początku współpracy jest ustalonych w umowie. Dodatkowo operatorzy logistyczni często wynajmują powierzchnie magazynowe na kilka lat, mają więc duże doświadczenie w zakresie współpracy i mogą dostrzec ewentualne nieprawidłowości. W przypadku posiadania kilku magazynów dobrym punktem odniesienia jest porównywanie kosztów eksploatacyjnych w poszczególnych obiektach w celu ich optymalizacji. Warto już na początku negocjowania umowy z deweloperem zweryfikować niektóre koszty. Wpływ na ich poziom ma także układ parku logistycznego – jego wielkość, liczba najemców, liczba dróg dojazdowych, które przekładają się na liczbę bram, co z kolei podnosi koszt ochrony obiektów.
Anna Szwed, Senior Property Manager, Hillwood Polska
Opłata eksploatacyjna, którą najemcy wnoszą co miesiąc na koszty utrzymania nieruchomości, to w rzeczywistości zaliczka. Po zakończeniu roku kalendarzowego podlega ona rozliczeniu, czyli porównywane są faktyczne koszty poniesione w danym roku, związane z nieruchomością, przypadające na mkw. powierzchni, z wniesionymi przez najemców opłatami eksploatacyjnymi.
Analizując rozliczenie, najemca przede wszystkim powinien zwrócić uwagę, czy został prawidłowo przyjęty udział procentowy powierzchni, którą wynajmuje, w stosunku do powierzchni budynku (lub budynków) znajdujących się na terenie nieruchomości. W pierwszym i ostatnim roku najmu, jeśli najem nie trwał przez cały rok kalendarzowy, udział ten powinien uwzględniać także okres wynajmowania powierzchni.
Ponadto należy upewnić się, że na najemcę nie są przenoszone koszty związane z pustostanem (o ile taki na nieruchomości istnieje), gdyż powinien je ponosić właściciel nieruchomości. Warto też porównać katalog kosztów składających się na opłaty eksploatacyjne, który znajduje się w umowie najmu, z pozycjami kosztowymi wykazanymi na rozliczeniu. Trzeba jednak pamiętać, że katalog ten jest listą otwartą. To znaczy, że w przypadku, gdy np. zostanie wprowadzona nowa opłata publiczna obciążająca nieruchomość, właściciel ma prawo rozliczyć jej koszt w ramach kosztów eksploatacyjnych, nawet jeżeli ta opłata nie znajdowała się na liście w umowie najmu.
Anna Zoń, Property Manager, Prologis
Największym wyzwaniem w rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych magazynów jest w mojej ocenie sytuacja polityczno-gospodarcza, która ma wpływ na nieoczekiwane lub znaczące podwyżki. Przykładem jest duży wzrost cen energii.
Do wzrostu kosztów eksploatacyjnych wynikających ze zmian w regulacjach prawnych, jak na przykład podniesienia stawki najniższego wynagrodzenia, nasi klienci mogli się z wyprzedzeniem przygotować i uwzględnić w swoich kosztorysach i budżetach. Jednak w niektórych przypadkach kwestie przepisów utrudniają szacowanie kosztów, tak jest m.in. z wysokością podatków gruntowych, które narzucane są uchwałami gmin.
W Prologis staramy się, aby wzrost kosztów eksploatacji był jak najmniej odczuwalny dla klientów, dlatego nasze magazyny wyposażone są w nowoczesne instalacje i odznaczają się wysoką energooszczędnością. Dodatkowo, w ramach naszych dodatkowych usług programu wymiany oświetlenia, zachęcamy najemców do wymiany lamp na wydajne oświetlenie LED.
Kieruję się zasadą, że dobrze zarządzany park to stabilne koszty dla najemców przekładające się na oszczędności. Naszym klientom oferujemy prostą umowę najmu Clear Lease, która pozwala na przejrzystą kalkulację i określa stałe opłaty eksploatacyjne. Dzięki temu najemcy mają pewność co do kosztów obejmujących cały okres najmu. Nasze magazyny są wyposażone również w system smart meteringu do zdalnego monitorowania zużycia mediów, pozwalający klientom na bieżąco kontrolować poziom ich wydatków. Kładziemy nacisk na działania prewencyjne, ponieważ awarie łączą się z dużym obciążeniem finansowym oraz skutkować mogą zaburzeniem operacji klienta. Mniej niespodziewanych usterek to większe oszczędności, dlatego prowadzimy w tym zakresie szersze działania niż te wynikające z przepisów i umów z najemcami. W skutecznej prewencji, a nawet do pewnego stopnia w przewidywaniu możliwych awarii, pomaga nam dedykowana platforma online do zarządzania nieruchomościami, dostosowana do potrzeb klientów Prologis. Dzięki tej ogromnej bazie wiedzy o stanie technicznym urządzeń, usterkach i terminach konserwacji możemy natychmiast sprawnie reagować i przeciwdziałać problemom.
Maciej Putowski, menedżer Działu Inwestycji, Pekabex Development
Najistotniejszą kwestią zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy jest prawidłowe określenie katalogu kosztów eksploatacyjnych w umowie najmu. Kiedy jednoznacznie wskażemy opłaty obciążające strony na etapie negocjacji lub renegocjacji kontraktu, rozliczenie ich z końcem roku nie powinno stanowić wyzwania. Jednocześnie unikniemy dodatkowych, niespodziewanych obciążeń. W przypadku wątpliwości warto przeanalizować szczegółowe zestawienie kosztów pod kątem niezgodności z ustaleniami umownymi.
Trudno będzie znaleźć oszczędności w pozycjach, które rozliczane są na podstawie faktycznie poniesionych wydatków i wykonanych czynności, jak np. podatek od nieruchomości, przeglądy instalacji czy ubezpieczenie. Jeśli natomiast kalkulacja obejmuje np. zryczałtowaną opłatę za utrzymanie zimowe, podczas gdy warunki pogodowe panujące w ostatnich latach nie wymuszają wykonywania jakichkolwiek działań związanych z odśnieżaniem dachów lub parkingów, warto poruszyć ten temat z wynajmującym i zasugerować inny sposób świadczenia i rozliczania takich usług.
Waldemar Witczak, dyrektor regionalny, SEGRO
Dużym wyzwaniem w kontekście kosztów eksploatacyjnych są z pewnością rosnące ceny energii elektrycznej. Na terenie obiektów magazynowych wynajmowanych przez przedsiębiorstwa z różnych branż zachodzi wiele energochłonnych procesów, co sprawia, że wydatki na energię elektryczną mogą być wysokie. Z tego względu tak ważna jest optymalizacja, jednak nie w znaczeniu redukcji czy obniżki, a odpowiedniego zarządzania kosztami.
Dzięki temu, że jesteśmy dużą grupą zakupową, gwarantujemy klientom bezkonkurencyjne stawki zakupu mediów. Wywołuje to efekt skali, dzięki któremu otrzymują oni jedne z najkorzystniejszych stawek na rynku. Znakomicie współgra to z zastosowanymi w naszych obiektach rozwiązaniami energooszczędnymi. Ich efekty są wyraźnie odczuwalne w kosztach eksploatacji budynków.
Należy również pamiętać, że oszczędności związane z najmem obiektu zawsze idą w parze z innymi, równie istotnymi korzyściami. Użytkowanie powierzchni magazynowej, w której zastosowane są odpowiednie rozwiązania, umożliwia wynajmującym optymalizację procesów i pracy, a „efektem ubocznym” będzie właśnie optymalizacja kosztów. W SEGRO dbamy o to, aby dostarczać naszym klientom obiekty wyposażone w rozwiązania wpływające zarówno na lepszy komfort pracy, jak i na większą efektywność ekonomiczną.
Przyczyniają się do tego rozwiązania PropTech, takie jak chociażby kompleksowy system monitorowania mediów, którego zadaniem jest monitoring w czasie rzeczywistym zużycia energii elektrycznej i gazu, oświetlenie LED, jak i inicjatywy proekologiczne.
Rafał Wit, dyrektor handlowy, wiceprezes, VIVE Logistic Services
Współpracę z deweloperem należy oprzeć na sprawnej komunikacji. Deweloper musi wspierać i przewidywać potrzeby obecnego najemcy, ale również zapotrzebowania kolejnego. Dużą rolę odgrywa tu najemca, który powinien dokładnie znać swoje wymagania.
Przyszłość to ekologia, dlatego nowe budynki powinny być projektowane w oparciu o zasady zrównoważonego rozwoju oraz zgodnie z certyfikatem BREEAM. To jedna z najczęściej stosowanych metod oceny budynków pod kątem rozwiązań eko. Warto rozważyć wykorzystanie fotowoltaiki, która pokryje zapotrzebowanie energetyczne magazynów.
W kwestii nowoczesnych powierzchni magazynowych trzeba uwzględnić również m.in. odpowiednie doświetlenie magazynów; eliminację kolizji między regałami, a instalacją obiektów; zastosowanie szerokości naw (min. 24 m) i rozstawu słupów co 12 m oraz optymalne rozmieszczenie instalacji elektrycznej. Zastosowanie ich generuje w perspektywie czasu oszczędności dla najemcy, zwłaszcza z powodu uniknięcia kosztów modyfikacji.
Anna Kordos, Head of Property Management, Panattoni
Opłaty eksploatacyjne, a więc koszty niezbędne do funkcjonowania nieruchomości, czyli bieżącego jej utrzymania i eksploatowania danego obszaru nie są uzależnione od dewelopera, a od należności poniesionych z ich tytułu.
Każdego roku przedstawiamy najemcom budżety związane z kosztami eksploatacyjnymi na następny rok. Ich rozliczenie wykonywane jest na bieżąco i zgodnie z budżetem. Dzieje się to na zasadzie odpowiedniego przypisania kosztów, udziałów procentowych, potwierdzenia z księgowością wpływu wszystkich faktur, a następnie rozliczenia. Jedynym wyzwaniem w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych mogą być (ale nie muszą) należności z tytułu nieprzewidzianych napraw, ale tu najemca zawsze ma możliwość przeprowadzenia audytu wydatków i naliczeń.
Oszczędności można szukać w tych miejscach, w których moglibyśmy wyeliminować koszty pracy ludzkiej. I tak np. częściowo w przypadku ochrony obiektów. W niektórych parkach korzystamy z tzw. wirtualnego obchodu. Wykonywany jest on za pomocą rozbudowanego systemu. Stosujemy również systemy zintegrowanej kontroli dostępu, czyli np. sczytywania tablic rejestracyjnych połączonych z monitoringiem czasu pracy oraz z systemem kart dostępowych. Całość może być połączona z awizowaniem pojazdów, które mają być wpuszczone na teren inwestycji.
Poleć ten artykuł:

Polecamy