Zestaw antystresowy dla Fleet Managera

Co nas stresuje najbardziej?

W różnych badaniach czynników stresujących powtarzają się najczęściej: sytuacja finansowa, sprawy osobiste, praca, ciągły pośpiech, stan zdrowia, dzieci… Nie ma recepty na wszystko, ale spróbujmy przynajmniej przygotować prosty „ekstrakt anystresowy” dla Fleet Managera.

Wiem, że nic nie wiem!

Parafrazując sentencję Sokratesa – im więcej wiem tym mniejszy stres, jednakże pod warunkiem, że ta wiedza zostanie uporządkowana. Receptą jest dobrze przygotowany i sprawdzony program komputerowy, który będzie pełnił funkcję niezawodnego asystenta Fleet Managera.

Ten „antystresowy ekstrakt” powinien być maksymalnie dopasowany do nas oraz elastyczny w przypadku rozwoju naszej firmy. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest system posiadający jednolitą obsługę kartotek –gdzie np. raz poznana metoda przeszukiwania danych sprawdza się potem w każdym miejscu programu. Nie do przecenienia jest także podobieństwo obsługi do popularnych pakietów biurowych np. Excel, co pozwala na rozpoczęcie pracy z nowym systemem prawie „z marszu”. Ważna jest także możliwość szybkiego odszukania żądanych danych, ich grupowania, wydruku oraz zapisu w dowolnych formatach a także wysłanie bezpośrednio z programu za pomocą poczty elektronicznej.

Nie mam czasu się uczyć!

Najlepsze programy zostały zaprojektowane w taki sposób, aby użytkownik mógł obsłużyć system, bez potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów . Pomoc w skonfigurowaniu systemu oraz bieżącą pracę powinna ułatwiać m.in.: rozbudowana, kontekstowa instrukcja, dostępna z każdego miejsca w systemie, rejestr zmian wprowadzanych do systemu podczas wprowadzania na rynek kolejnych wersji programu i dopiero na końcu ewentualne szkolenia użytkowników. 

Nie mam czasu na wpisywanie wszystkiego do komputera!

Dobry system informatyczny powinien posiadać wbudowane, elastyczne i dobrze udokumentowane metody importu danych zgromadzonych w poprzednio wykorzystywanych systemach. Dla wielu użytkowników jest to po prostu możliwość zaimportowania danych gromadzonych dotąd w popularnych arkuszach kalkulacyjnych. Nic tak nie przyspiesza rozpoczęcia efektywnej pracy z systemem jak pewność, że wszelkie dane historyczne zostaną przeniesione w prosty sposób, spójnym i jednolitym narzędziem. Np. system PasCom Flota II dopracował się dodatkowo własnego standardu importów i eksportów, szczegółowo udokumentowanego, z którego korzystają inne firmy zwanego przez nie standardem PasCom.

System powinien także zawierać bogatą listę wbudowanych standardów importu plików faktur paliwowych (ORLEN, BP, SHELL, LOTOS itp.). Ostatnia opcja może ułatwić życie działom księgowości bądź rozliczeń, zwalniając z obowiązku wpisywania wielu pozycji dokumentu do programu. W związku z tym, że szereg firm korzysta także z wynajmu długoterminowego ważne jest aby system zawierał wbudowane interfejsy importu faktur pochodzących od takich dostawców a także pozostałych firm świadczących usługi dla flot ( opon, serwisy naprawcze, itp.).

Raporty, analizy – oczywiście na wczoraj !

Najsilniejszym argumentem dla wielu firm, który przemawia za wyborem programu, jest dostęp do szerokiego wachlarza narzędzi analitycznych. Dobre systemy potrafią wydobyć z każdego zakamarka programu, aktualne dane.

Każdy, kto prowadzi biznes, potrzebuje szybkiej informacji ile w danym okresie wyniosły go koszty utrzymania floty. Najlepsze systemy zawierają wbudowane tzw. tabele przestawne – narzędzie podobne w użytkowaniu do opcji dostępnej w Excelu. Jest to istotne ułatwienie dla firmowych analityków opierających swą pracę na tym popularnym arkuszu kalkulacyjnym. 

Znowu zapomniałem!

Nawet przy niewielkiej flocie, zachodzi prawdopodobieństwo przeoczenia ważnych terminów. Wybierając oprogramowanie do zarządzania flotą, należy się upewnić, że system zawiera moduł przypomnień. Program sam powinien dopilnować terminów m.in.: kolejnych badań technicznych, serwisów, ważności poszczególnych dokumentów kierowców i pojazdów. Co więcej, wskazane jest aby generował automatycznie także sms’y i maile z treścią takiego przypomnienia nie tylko użytkownikowi aplikacji ale również użytkownikowi pojazdu. Dobre systemy oprócz standardowych przypomnień zawierają także kreatory własnych indywidualnych przypomnień, tworzonych wg doraźnych kryteriów definiowanych przez Fleet Menadżera . Niezastąpione są także komunikaty ekranowe, pojawiające się na ekranie każdego, upoważnionego do otrzymania takiej informacji użytkownika.

A co będzie jutro?

Elastyczność programu, to nie tylko niski poziom trudności gromadzenia i analizowania danych, to także dostosowanie programu do wielkości floty. Najlepszymi programami są takie, które mogą spełnić swoje zadanie zarówno w firmie zarządzającej małą – od 15 do kilkudziesięciu pojazdów jak i tą zawierającą kilkaset bądź kilka tysięcy pojazdów. Uniwersalność systemu jest ważnym aspektem, pozwala bowiem uniknąć kosztów podczas zmiany wielkości zarządzanej floty – niejednokrotnie podczas takiej operacji wymagane jest zamienienie jednego programu na inny. Przed zakupem należy zatem upewnić się, że system nadąży za rozwojem naszej firmy.

Czy muszę dwa razy wpisywać to samo do komputera?

Nowoczesny system, jest nie tylko estetyczny i spójny. Aby móc przekonać się o nowoczesności i otwartości oprogramowania, należy sprawdzić czy istnieje możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami np. FK czy HR, czy posiada moduły WEB –pozwalające na dostęp do danych z dowolnego miejsca, niekoniecznie w ramach firmowej sieci wewnętrznej. Ważne jest też czy program obsługuje inne standardowe mechanizmy, jak generowanie pism i możliwość wysłania ich przy pomocy poczty elektronicznej bądź wysyłanie i odbieranie smsów. Jeśli w programie zawarte są informacje świadczące o możliwości połączenia systemu z technologią GPS, map cyfrowych itp. to można być pewnym, że producent oprogramowania „trzyma rękę na pulsie” i w przyszłości nie zabraknie kolejnych, ułatwiających pracę modyfikacji.

Integracja integracji nierówna. Należy zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy oprogramowania w realizacji projektów integracji nie tylko pod względem różnorodności, ale przede wszystkim stażu. 

Czy mi ktoś pomoże?

Po zakupie i wdrożeniu programu. ważna jest komunikacja z producentem oprogramowania. Oczywiście ideałem jest serwis 24/7, ale jak dotąd nikt na świecie go nie osiągnął. Jako kryteria powinno się postawić dobrą komunikatywność, łatwość uzyskiwania odpowiedzi w maksymalnie najkrótszym czasie. Podczas wyboru systemu powinno się zapoznać z listą klientów, referencjami. Im bardziej znane i znaczące firmy użytkują na co dzień program, tym lepiej świadczy o firmie i proponowanym produkcie. Istotna jest też wielkość i innowacyjność dostawcy oprogramowania. Czasem konieczne są spotkania „face to face”. Należy zwrócić uwagę, czy dostawca oprogramowania posiada oddziały w innych miastach oraz jakie ma zasoby kadrowe .

Chciałbym innowacji…

Z punktu widzenia narzędzi do zarządzania flotą także nastąpił istotny postęp. Miejsce narzędzi pozwalających na ewidencję i proste analizy kosztów ale nie połączone w sposób płynny (on-line) z innymi systemami zajmują systemy bardziej złożone zawierające wartość dodaną: integrację czyli gwarancję natychmiastowej i zawsze aktualnej informacji. Daje to wymierne , bardzo konkretne oszczędności.

Na poniższym załączniku “INTEGRACJA” widzimy przykład skutecznej integracji, opublikowanej w prasie, przygotowanej przez PasCom i zrealizowanej w praktyce w Grupie BZK ( BAKOMA, Polskie Młyny itp. ), łączącej wiele zasobów informatycznych. Implementacja ta potrafi na bieżąco łączyć strumienie danych pochodzące z różnych źródeł czyli HR, CRM, FK czy GPS. Daje to natychmiastowe, skumulowane informacje pozwalające na wnioskowanie, zaplanowanie budżetu i podejmowanie decyzji skutecznie obniżających koszty utrzymania floty oraz szybkie wychwycenie i zredukowanie niekorzystnych zjawisk mających wpływ na stan i żywotność posiadanego majątku. Ww. rozwiązanie dla floty mieszanej (osobowe/dostawcze) o wielkości ok. 500 pojazdów wygenerowało oszczędności roczne w wysokość ponad 1 mln zł.

Wprowadzenie sprzężenia zwrotnego z użytkownikami pojazdów ( internet, e-mail), informowanie ich o stylu jazdy, ilości przekroczeń prędkości, obrotów silnika, wprowadzenie rankingów EkoJazdy wyzwalają rywalizację i dodatkową motywację do oszczędnej jazdy. Agresywna technika jazdy ma duży wpływ na szkodowość, toteż wyeliminowanie w porę złych nawyków, a tym samym obniżenie szkodowości pozwala na obniżenie stawek ubezpieczeniowych , kosztów likwidacji szkód nie wspominając o kosztach nieobecności pracowników.