W ostatnim czasie doszedłem do wniosku, że pojęcie systemu WMS jest postrzegane w oczach klientów na bardzo wiele sposobów, czasem wręcz w sposób abstrakcyjny.

Oto jeden z przykładów:

Pewna firma doradcza dużego koncernu z branży HORECA, zwróciła się do mnie z prośba spotkania w celu omówienia i prezentacji systemu WMS. Ucieszony nowym potencjalnym klientem i krótką rozmową na temat wymogów spiesznie udałem się na miejsce spotkania. I cóż się okazało?

System WMS powinien fakturować, rozliczać kontrahentów, prowadzić politykę rabatową i oczywiście najważniejsze - przesyłać za pomocą EDI zamówienia, faktury. No cóż.... wewnętrzny wniosek - firmie potrzeba ERP, ale uparcie tkwimy przy szumnym WMS`ie. Strapiony rozmową, jednak przeszedłem do rzeczy i oto efekt:

Z około 30 pytań zadanych pod kątem parametrów, cech itp związanych z samym magazynem, obrotem logistycznym itp., nie otrzymałem odpowiedzi na żadne.... dziwne? Otóż nie, gdyż osoba odpowiedzialna za projekt została do niego przypisana odgórnie i miała 3 dni !!!! na zebranie ofert i spotkania.

Nasuwa mi się w związku z tym pewne pytanie:
Czy jest to trend ostatnich lat w firmach, żeby delegować osobę prowadzącą projekt bez doświadczenia w tych obszarach i ryzykować nierzadko stratami wynikającymi ze źle przeprowadzonego przedsięwzięcia, czy też chroniczny brak czasu na poprawne podejście do planowanej inwestycji i przerzucanie odpowiedzialności?

Zapraszam do dyskusji i podzielenia się swoimi doświadczeniami w tej materii....

Moim zdaniem raczej jest to lenistwo, przecież wszyscy wiedzą, że sprzedaż nie odbywa się dzięki IT :) tylko pracy działu handlowego a w ogóle to poco coś zmieniać jak wszystko idzie dobrze a tak całkiem naprawdę to niech się martwi prezes przecież ja mam tylko pensję. Cieszy nie tylko fakt, że takie przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie nie dają sobie rady i bankrutują.

Wracając do wdrożeń. Jak sam nie mam zbyt wielkiego doświadczenia z wdrożeń IT ale z własnego podwórka wiem, że trzeba się do tego bardzo dobrze przygotować. Nasze przygotowania do wdrożenia ( te wewnętrzne)trwały jakieś pół roku, potem wybór dostawcy też trwał pół roku, same prace informatyczne około 8 miesięcy ( bo trzeba było wszystko zrobić od nowa)i trwają do dziś. Co ciekawe nie wybraliśmy najtańszego raczej wybór dotyczył tego najbardziej elastycznego i pomysłowego.

Reasumując jak ktoś mówi mi o wdrożeniu WMs-a w miesiąc i za 100 000 zł to trochę mu nie wierzę. Tzn na pewno się da tylko po co?
Więc nie zwalajmy winy na brak czasu i na innych tylko zabierzmy się do roboty.
AB

Mam za sobą kilka wdrożeń WMS-ów i TMS-ów, niestety także jedno nie udane i jedno wstrzymane. Pan Piotr porusza bardzo poważną kwestie. Świadomość użytkownika. Świadomość użytkownika to nie tylko wiedza co to jest WMS, wdrożenie nowej aplikacji zazwyczaj pociąga za sobą modyfikacje obecnych procesów i tu pojawia się największy problem. Przed wyborem aplikacji trzeba zastanowić się nad obecnymi procesami i ich nowym kształtem po wdrożeniu. Żeby było to możliwe trzeba posiadać dość duży bagaż doświadczeń i umiejętność abstrakcyjnego myślenia.

Przykład : bardzo proszę. Obserwowałem kilka lat temu wdrożenie ERP w dość dużej firmie dystrybucyjnej. Pan Prezes postawił za zadanie dostawcy żeby "wszystko działało tak samo" ku mojemu zdziwieniu poważny gracz na rynku zdecydował się na wdrożenie. Do chwili wdrożenia firma działała na trzech niezależnych aplikacjach : sprzedażowej, księgowej i magazynowej. Po odwzorowaniu wszystkich raportów, przepływów okazało się że ERP działał z 10% swojej standardowej wydajności, koszt modyfikacji sięgnął prawie 500 tys + zakup ERP, zainwestowano w olbrzymie serwery, SQL-a, itd.. a sprzedaż i tak "stanęła".
Gdzie był błąd ? nikt nie zastanowił się że ERP wymusi zmianę obecnych procesów i próby odtworzenia obecnych procesów w zintegrowanej aplikacji doprowadziły do całkowitego braku funkcjonalności nowego narzędzia.

Przy wdrożeniach należy pamiętać o analizie procesowej, o tym że to procesy powinny dopasować się do aplikacji a nie aplikacja do 100% obecnych procesów.

Podsumowując, wdrożenie nie równa się zakupowi "pudełka" instalacji a potem długim i szczęśliwym użytkowaniu "nowej zabawki".
Wdrożenie to analiza procesów związanych bezpośrednio z wdrażaną aplikacją jak i wszystkich procesów powiązanych pośrednio. Dobrą analizę można przeprowadzić jedynie dysponując odpowiednio długim czasem, narzędziami jak np dostęp do strategicznych danych, raportów. Kolejny krok to analiza strategii średniookresowej i długookresowej przedsiębiorstwa tak aby wybrana aplikacja spełniała nasze wymagania także za 3 i 5 lat. Po tym etapie można przygotować listę punktów krytycznych i umówić się na spotkania z potencjalnymi dostawcami. Podczas rozmów należy pamiętać że koszt zakupu to tylko jeden z elementów i często nie jest on największym przy wdrożeniu. Wybierając dostawcę należy przeanalizować również koszty serwisu, modyfikacji, szybkość reakcji na zgłaszany błąd, itp...

A więc idea szybkiej implementacji z Kierownikiem Projektu który właśnie dołączył do zespołu lub ma niewielką wiedzę o procesach i strategii z góry jest skazane na porażkę. Wdrażając ERP lub WMS można pomylić się tylko raz, drugiej "szansy" na pomyłkę zazwyczaj nie dostaniemy od swojego pracodawcy.

Chciałbym wzbogacić wątek o jeszcze jedną uwagę.Klienci często traktują dostawców rozwiązań informatycznych jak budowalańców: tu jest projekt (dzieło achitekta), tu jest działka, daję kasę i kontroluję wykonanie.
W naszym przypadku projekt - analiza informatyczna, przedwdrożeniowa, biznesowa, czy jak ją inaczej nazwać - powstaje RAZEM z Klientem, wdrożenie bez kompetentnych pracowników się nie uda, zaś zaangażowanie Zarządu czy decydentów ograniczone tylko do sponsorowania projektu jest bezpośrednią przyczyną wielu porażek wdrożeniowych.
To naszą rolą jest niestety edukować rynek, że projekty logistyczne, erpowe itd. to wspólne dzieło dostawcy i odbiorcy, jest jeden cel i jeśli ma być osiągniety sukces to jest on udziałem obu stron (tu strategia Win-Win jest bardzo oczywista - jak w małżeństwie ;))
Myślę o wyrugowaniu myślenia pt: firma informatyczna wdraża mi system X.
Tak naprawdę to ja z pomocą firmy informatycznej wdrażam system X.
A propos terminów realizacyjnych - trzy parametry udanego wdrożenia: czas, jakość i budżet muszą być zawsze odpowiednio zbilansowane. Jeśli jest potrzeba szybkiego wdrożenia, bo nasz Klient chce szybko uzyskać przewagę konkurencyjną, pozyskać jakiś projekt itd... ze świadomością, iż po tym pierwszym desancie nastąpi cyzelowanie i dopieszczanie rozwiązania - wówczas nie czepiałbym się kompromisu na osi jakość-czas. Jeśli zaś zakładamy z góry, że po tym pierwszym etapie, gdzie Klient wymaga jak najszybszego efektu, pozostaniemy dalej bierni, to oczywiście rodzi to mój sprzeciw.

Otóż to i cała esencja.
"Edukacja", o której Pan pisze jest bardzo istotna. W zasadzie to od wdrożeniowca oczekuje się wartości dodanej - ostrzeżenia jeśli jest wymagane lub zielonego światła, jeśli nie ma przeszkód.

Z drugiej strony musimy rozumieć Zarząd, czyli sponsora. Odważny, który powie: "wprowadź mój system, a ja wywrócę Twoją firmę do góry nogami i potem jeszcze raz do góry nogami" - nie może liczyć na aprobatę. Co prawda klika rewolucji się udało, ale nie o to chodzi w oragaznizacji - tym bardziej w logistycznej. Co zatym idzie - wdrożenie musi respekotwać aktulnie obowiązujące procesy - tutaj polemika z Andrzejem.

Zgadzam się zatem z Panem Jaromirem - kompetencja po obu stronach stołu. Pomiętając jednak, że operator/sprzedawca systemu zna wszystkie jego ograniczenia. Kupujący dopiero je pozna... :)

Tak, zgadzam się co do edukacji, wartości dodanej, oczekiwania od wdrożeniowców wiedzy, kompetencji i przewidywania potencjalnych zagrożeń. Jednak niestety często Zarząd nie chce słyszeć o problemach a to przekłada się na pracowników zaangażowanych w projekt, którzy nie akceptują innego niż pierwotny scenariusza wdrożenia pomimo realnych, sygnalizowanych i stwierdzonych możliwości porażki.

Nie znam odważnego, który prezesowi powie:
"No tak, wydał pan bańkę na wdrożenie systemu w tym roku, ale to się nie uda z tych, tych i innych względów i przesuwamy o 2-3 miesiące...."

Zarząd oczekuje szybkiego ROI i to jest dla niego istotne, pracownicy oczekują dobrego narzędzia, dostawca oczekuję kompetencji ze strony klienta przy wdrażaniu. Na to wszystko nakłada się chroniczny brak czasu.

Pan Andrzej pisał, że pomylić się możemy tylko raz..... - potwierdzam tę tezę z historii firm, z którymi rozmawiam. Niewyobrażalnie trudniej jest przekonać klienta do siebie po wpadce związanej z poprzednim, nieudanym wdrożeniem.

Receptą jest właśnie owe dobre, merytoryczne przygotowanie do planowanej inwestycji i dobór zespołu - dlaczego zatem bardzo rzadko taki zespół ma czas na spotkania, rozmowy i projektowanie rozwiązania, skoro do tego celu został powołany?

WMS to moim zdaniem nowoczesne rozwiązania i technologie, które pozwalają zautomatyzować i przyspieszyć procesy logistyki i magazynowania. Sprawnie funkcjonująca sieć dystrybucji w obecnych czasach nie jest możliwa bez systemu informatycznego WMS, który zapewnia dostęp do aktualnych danych, pozwala lepiej zarządzać przestrzenią magazynową, transportem, zadaniami czy zasobami ludzkimi.
Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że inwestycja w system klasy WMS, zmniejszyła ilość reklamacji i związane z nimi koszty. Dodatkowo, takie możliwości jak automatyczne przydzielanie zadań pracownikom, zarządzanie lokalizacją magazynową, eliminacja odręcznej ewidencji i kontroli danych pozwoliły na znaczne oszczędności czasowe i osobowe w gospodarce magazynowej. Zarządzający mają do dyspozycji profesjonalne narzędzie, które dostarcza im wiedzę o realizowanych procesach i zadaniach w czasie rzeczywistym.
Moim zdaniem warto inwestować w WMS, gdyż : Optymalizacja każdego ruchu w centrum dystrybucyjnym czy nawet średniej wielkości magazynie wszystkie operacje wykonywane są sprawniej, dokładniej i bardziej efektywnie. Nic nie jest pozostawiane przypadkowi, czy pomysłowości magazyniera.

Moim zdaniem kluczowe jest dobranie odpowiednich osób do wdrożenia. Zespół projektowy (bo nie może to być 1 osoba) powinien składać się z osób z dużymi kompetencjami i otwartych na zmiany. Z własnych obserwacji wiem, że zagrożeniem jest chęć odwzorowania w nowym systemie stanu istniejącego, czyli "bo u nas to jest tak i tak" i chcemy żeby nadal tak było. Przed wdrożeniem należy ponownie zmapować cały proces i system tak zmodyfikować żeby nowy proces był lepszy niż obecny bo to m.in. jest celem wdrożenia systemów klasy WMS czy TMS. Wiele zależy również od budżetu i podejścia Managementu - ja mam to szczęście, że w przeciągu roku biorę udział we wdrożeniu TMS,YMS i za chwilkę zaczynamy WMS. Niestety kolejność wdrożeń jest "nienaturalna?" jednak nie na wszystko mamy wpływ