Szanowni Logowicze
Zamierzamy na potrzeby fleet managerów stworzyć wzorcowe car policy dla przykładowej floty we własnym zarządzaniu. Gorąca prośba o Wasz współudział. Na podstawie informacji, które uzyskałem podczas różnego rodzaju rozmów flotowcami, pokusiłem się o cztery ogólne działy. Dopisałem kilka odnośników, ale liczę na Waszą wielką wiedzę, która od zawsze jest skarbem zarówno dla Loga jak i FlotyAutoBiznes. Prośba byście dopisywali do poniższych kilku ogólnych stwierdzeń jak najwięcej bardziej szczegółowych zapisów.

Mam przy tym jeszcze jedno pytanie – na ile car policy floty zarządzanej wewnętrznie różni się od car policy przy zarządzaniu przez CFM?

I Prawa i obowiązki pracodawcy
1. Który pion (fleet manager, dział HR, dyrektor handlowy, zarząd, prezes, itp.) za co odpowiada

II Prawa i obowiązki pracownika
1. Procedura przekazania i zwrotu pojazdu
a. jazda testowa
b. potwierdzenie zapoznania się przez użytkownika z instrukcją obsługi pojazdu
c. sprawdzenie prawa jazdy
d. stan pojazdu przy jego zwrocie
2. Zasady użytkowania aut
3. Korzystanie z aut służbowych do celów prywatnych
4. Prawo do odkupu pojazdu
5. Wyjazdy zagraniczne

III Procedury organizacyjno –techniczne
1. Procedury serwisowe (czy Waszym zdaniem wystarczy napisać „w razie awarii dzwoń, w razie przeglądu dzwoń pod numer”?)
2. Procedury paliwowe
a. instrukcja obsługi karty paliwowej
b. na jakich stacjach można płacić daną kartą paliwową
c. w jakie dni można płacić daną kartą paliwową (mam tutaj na myśli oczywiście rozwiązania wewnętrzne, a nie godziny otwarcia stacji)
d. jakie paliwo można tankować („zwykłe” lub (i) uszlachetnione
e. za jakie inne produkty można zapłacić daną kartą paliwową
f. limit tankowania na jedną kartę (jeśli jest)
3. Procedury związane z wymianą opon
4. Procedury związane z likwidacją szkód

IV. Postępowanie w sytuacjach nadzwyczajnych
1. Postępowanie w przypadku kradzieży auta
2. Postępowanie w przypadku kradzieży/zgubienia kluczyków do auta
3. Postępowanie w przypadku pożaru auta
4. Postępowanie w przypadku kolizji dwóch aut tej samej firmy
5. Postępowanie w przypadku zatankowania niewłaściwego paliwa

Zarządzanie własną flotą, wbrew pozorom, nie jest sprawą prostą. Z moich obserwacji wynika, że najlepsze rozwiązania to są zwykle te najprostrze. Ale co mogę wnieść do powyższego.

Ad. c. w jakie dni można płacić daną kartą paliwową (mam tutaj na myśli oczywiście rozwiązania wewnętrzne, a nie godziny otwarcia stacji)

W tej kwestii, chyba żadne rozwiązanie nie sprawdzi się, jeśli pracownik będzie sam tankował samochód. Chcąc mieć zapas paliwa na weekend zawsze może zatankować w piątek i ... będzie zużywał paliwo służbowe do celów prywatnych.
Przy tym punkcie - jeśli już chcemy ograniczać zużywanie pzrez pracownika paliwa do celów prywatnych - wypada wprowadzić kartę przebiegu pojazdu.
W praktyce, pojazdy są dodatkowym giftem i poniekąd rekompensują niskie wynagrodzenie, dlatego pracodawcy z przymrużeniem oka (w granicach przepisów oczywiście) podchodzą do tego.

W wielu firmach, z pojazdów służbowych korzystają nie tylko osoby, które mają pojazd na stanie. Co wtedy i kto odpowiada w takich przypadkach? Warto ten wątek poruszyć.

Według mnie, pominięty został dość istotny wątek, mianowicie szkód i pracowniczej odpowiedzialności za szkody.
W praktyce często jest tak, że AC jest tak skonstruowane, że zu ponosi odpowiedzialność za wszystkie szkody. Normalnym jest, że znana duża firma X, chce mieć super czyste i nieuszkodzone auta, więc każda szkoda lub szkódka jest naprawiana, a to kosztem ubezpieczyciela i ... szkodowości.
Kiedy pojawia się problem? Pojawia się, gdy AC jest wznawiane (zwyżki za szkodowość) lub, gdy za drugą i kolejne szkody są wprowadzone progresywne udziały własne. Kto ma ponosić konsekwencje szkód - pracodawca, czy pracownik? Co w sytuacji, gdy jedno auto jest wykorzystywane przez różnych pracowników - konsekwencje szkód poniesie przypisany autu pracownik, czy może ten "okazjonalny"?
Generalnie jestem za partycypowaniem przez pracowników w szkodach - szczególnie, gdy dość liberalnie podchodzi się do kosztów eksploatacji pojazdu, gdyż zazwyczaj te ponosi pracodawca.

W pkt. IV dopisałbym chyba naistotniejszy podpunkt: Postępowanie w przypadku kolizji.

Uciekł ważny i nagłaśniany co jakiś czas temat udzielanie pierwszej pomocy ofiarom wypadków. Mało który kierowca wie, jak robi się sztuczne oddychanie a mało kto wie, że jakis czas temu zmieniły się zsady przywracania akcji serca w połączeniu ze sztucznym oddychaniem (nie jestem lekarzem, więc okreslenia mogą być niefachowe).

Tyle, co nasuwa mi się po pierwszym czytaniu. Gdy na coś wpadnę, dopiszę w odrębnym komentarzu.

Myślę ze w punkcie II.2. Użytkowanie pojazdu
Istotnym elementem są zapisy o odpowiedzialności Pracownika w przypadkach jazdy "po spożyciu" lub zażyciu innych środków (w tym lekarstw!), jazdy bez ważnego dokumentu (trudno aby flotowiec kontrolował np. ilość punktów na koncie kierowcy, który ma ich 28, ale jakoś dalej jeździ autem służbowym) oraz pozostałych przypadkach ewidentnego łamania przepisów Prawa o Ruchu Drogowym.
Dodatkowo warto umieścić wyraźny zapis o zakazie palenia tytoniu w aucie. Trudno to egzekwować, ale w niektórych przypadkach ewidentnych pozwala "dochodzić zadośćuczynienia".
Podobnie: transport osób trzecich w pojazdach służbowych (może w mniejszym stopniu, ale bywały przypadki, kiedy wzięty "na okazję" osobnik okazał się nie autostopowiczem, tylko groźnym złodziejem). Warto zaznaczyć, że kierujący pojazdem służbowym zabiera "stopa" na własną odpowiedzialność.
II.1.a - trochę niebezpieczny zapis : niewielu flotowców posiada uprawnienia egzaminatora, wobec tego łatwo podważyć opinię - osoba nie jest uprawniona do oceny umiejętności kierowania pojazdem i jeżeli nie jest to ekstremalny przypadek (kłopoty z ruszaniem i zmianą biegów), tak na prawdę niewiele można zrobić. Wówczas można tylko np. poinformować (pisemnie!) przełożonego o własnych wątpliwościach co do umiejętności Pracownika i ostateczną decyzję pozostawić "wyższym władzom".
II.1.c - oczywiście, aby nie wydać auta osobie nie posiadającej dokumnetu (o dziwo zdarzają się takie osoby wśród nownozatrudnianych!!!). Jednakże, warto dopisać o obowiązku informowania flotowca o wszelkich zmianach związanych z dokumentem (zmiany kategorii, zmiany adresu, utracenie dokumentu itp.). Istotne, gdy okaże się, że spowodowana kolizja jest przez Pracownika, który trzy tyg. temu utracił prawo jazdy.

IV.5. - procedura b.prosta: oczy w górę, rączki złączone i powtarzać za mną "zdrowaś Mario . . ." ;-D

Witam,

Wydaje mi się że mylimy dwie rzeczy:
- Politykę Flotową (Car Policy) i
- Zasady użytkownia pojazdu służbowego

Z mojego doświadzcenia powinny to być dwa oddzielne dokumenty gdyż dotyczą różnych obszarów - pierwsza strategii druga działań operacyjnych.

Polityka powinna być dosyć krótkim i zrozumiałym dokumentem zawierającym podstawowe decyzje strategiczne:

- kto jest właścielem samochodu
- komu przysługuje jaki pojazd
- czas użytkowania i przebieg
- odpowiedzialność pracownika w przypadku szkody i ponoszone koszty
- możliwość i warunki odkupu przez użytkownika
- wykorzystanie do celów prywatnych (kiedy; jaki koszt)
- itp.

Pozostałe elementy w odrębnych szczegółowych procedurach