Niestety wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy myśląc, że już samo posiadanie narzędzia IT do generowania raportów analitycznych jest równoznaczne z posiadaniem wiedzy wskaźnikowej. Sam system nie wystarcza. Podstaw do zbudowania efektywnej struktury dającej dostęp do wskaźników KPI czy SLA należy szukać zarówno w danych jakimi dysponuje firma jak i w mechanizmach ich ewidencjonowania w systemach IT. W rozwiązaniach IT firmy COMP-WIN dedykowanych Logistyce kładziemy szczególny nacisk na dostarczenie funkcjonalności pozwalającej w elastyczny sposób odwzorować procesy logistyczne firmy aktywnie je wspierając, oraz zapewnić miejsce na gromadzenie kluczowych danych do kontrolowania tych procesów przez analizę wskaźnikową.

Tworzenie systemu informowania w oparciu o wskaźniki KPI i SLA powinno naszym zdaniem opierać się o poniższe mechanizmy:

• Ewidencjonowanie danych stanowiących podstawę budowanych mierników.

W proponowanych przez COMP-WIN rozwiązaniach IT gromadzimy szereg informacji w obszarach estymowanych/planowanych (szacowane wartości kosztowe, planowane daty i godziny dostaw itd.) oraz w wartościach rzeczywistych (rzeczywiste koszty, rzeczywiste godziny podstawienia środków transportowych, rzeczywiste daty rozładunku itd.).

• Zarządzanie zdarzeniami i statusami na wydzielonych równoległych torach operacyjnych i finansowych.

Każde zdarzenie, które zaistnieje w ramach realizacji konkretnego elementu łańcucha logistycznego, może wpłynąć na wywołanie konkretnych, następujących po sobie akcji, a jednocześnie posiada swój „time stamp”. Bez znaczników czasowych precyzujących moment wystąpienia zdarzenia nie ma mowy o jakimkolwiek miarodajnym obliczeniu wskaźników. Na przykład: system rejestruje informacje o planowanym podstawieniu środka transportu pod załadunek dnia 22.11.2011 o godz. 12:30. Mamy: 1) datę i godzinę potwierdzenia terminu przez przewoźnika (informacja, która wpływa do systemu w różny sposób: SMS, dedykowana strona WEB dla przewoźników, EDI); 2) znacznik czasowy rzeczywistego pojawienia się środka transportu na terenie zakładu (informacja wprowadzona przez osoby pracujące na portierni); 3) dokładny moment zakończenia załadunku i wyjazdu z towarem. Po realizacji transportu wraca do nas informacja o rzeczywistej dacie rozładunku, która będzie konfrontowana z datą planowaną. Opisany mechanizm to nie tylko źródło danych do późniejszych analiz. Jest to również cenna informacja do szybkiej reakcji w sytuacjach zaistniałych opóźnień.

• Narzędzie analityczne dostarczające wiedzę, czyli moduł Business Intelligence.

Moduł musi zostać zeskalowany w taki sposób i w takiej konfiguracji, aby mógł być efektywnie zasilany danymi oraz, aby zastosowane w nim mechanizmy ładowania konwersji, przetwarzania danych i generowania wyników, nie wpływały negatywnie na szybkość działania systemów operacyjnych (zarządzania zleceniami, planowania itp.).

• Zapewnienie kanałów dostarczania informacji wskaźnikowej do jej odbiorców.

O wiele lepiej przez swoich klientów i podwykonawców są oceniane firmy, które udostępniają dane wskaźnikowe on-line. Dzięki dedykowanym portalom informacyjnym klienci sami mogą w dowolnym momencie sprawdzić efektywność świadczonych dla nich usług i skonfrontować ją z zawartymi w umowach parametrami. Zwracam w tym miejscu uwagę na konieczność spełnienia szeregu wymogów związanych z bezpieczeństwem, systemem uprawnień i prawidłową separacją danych pomiędzy poszczególnymi odbiorcami informacji.

Wniosek nasuwa się jeden: bez zagwarantowania przez system informatyczny powyższych wymagań, pomimo posiadania „topowych” narzędzi BI, będziemy skazani na ręczne przygotowywanie danych i „kreatywną” analizę, nie do końca wiarygodną w oczach naszych klientów i partnerów.

Zbigniew Kępiński, dyrektor ds. integracji systemów, COMP-WIN