Kiedy jednak spotyka się kilku zakupowców nawet z tej samej branży, nagle podczas rozmowy okazuje się, że mimo wspólnej profesji, ich zakres obowiązków, kompetencje i tym samym narzędzia różnią się - czasami tak bardzo, iż można odnieść wrażenie, że są to osoby z zupełnie różnych działów.

Kształcenie kupca

Przeglądając opisy stanowisk kandydatów do pracy w działach zakupów zawarty w ogłoszeniach, odnosi się wrażenie, że jeśli aplikant nie posiada kilkuletniego doświadczenia dokładnie na analogicznym stanowisku w „bliźniaczej” (czyt. konkurencyjnej) firmie z tej samej branży – to raczej nie ma większych szans by spełnić oczekiwania pracodawców. Przy takim podejściu - zamiast przeprowadzać żmudny i kosztowny proces rekrutacji – najlepiej jest od razu zwrócić się bezpośrednio do tych kilku wybranych osób, które spełniają kryteria i „podkupić” je od konkurencji

Taka droga na skróty ma oczywiście swoje zalety przede wszystkim unika się długiego procesu wdrażania pracownika w specyfikę branży i jego szkolenie, a ponadto można liczyć na dobrą znajomość rynku dostawców i wypracowane kontakty. Z drugiej strony zagrożeniem może być pewna schematyczność działania, niekoniecznie odpowiednia do zasad funkcjonowania firmy. Nie ulega wątpliwości, że coraz więcej firm dostrzega istotę zarządzania procesem zakupowym i konieczność kształcenia profesjonalnej kadry.

Dyskusje o niedocenianiu strategicznej roli zakupów ustępują powoli miejsca planom rozwoju kompetencji osobistych i inwestycjom w zawodowe szkolenia oraz coaching pracowników administrujących zakupami, kupców i specjalistów oraz kadry menadżerskiej. O ile jednak w Polsce aż roi się od firm szkoleniowych uczących handlowców, sprzedawców - o tyle brakuje firm i ekspertów-praktyków specjalizujących się w szkoleniach z procurementu, zarządzania procesami zakupowymi, negocjacji kupieckich etc. Brakuje także studiów z tej dziedziny, choć niedawno pojawił się bardzo ciekawy kierunek podyplomowy na Wyższej Szkole Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej – „Zarządzanie procesami zakupowymi w handlu nowoczesnym” – traktujący przekrojowo o wszystkich zagadnieniach związanych z zakupami.

Im bardziej istotna rola zakupów – tym lepsze i bardziej zaawansowane narzędzia powinny być stosowane

Istotnym elementem w rozwoju kadry i pozyskiwaniu wiedzy jest również uczestnictwo w konferencjach, seminariach, kursach – nie tylko branżowych. Warto również dzielić się wiedzą i rozwiązywać problemy poprzez aktywny udział w lokalnych i międzynarodowych forach tworzonych przez specjalistów ds. zakupów.

Rozwój zespołów działów zakupów musi również iść w parze proporcjonalnie do rozwoju firmy i przy wsparciu zarządu firmy. Wykwalifikowani i wyedukowani pracownicy stają się strażnikami niskich kosztów i wewnętrznymi dostawcami efektywnych rozwiązań, oszczędzanie zostaje wyparte poprzez optymalizację a dostawcy zewnętrzni traktowani są jako zasoby firmy, z których wiedzy i doświadczenia kupcy potrafią lepiej korzystać.

Wyposażenie kupca

Nawet najlepiej wyedukowany dział zakupów niewiele zdziała w organizacji bez odpowiednich narzędzi. Podstawową kwestią jest jasne określenie roli zakupów w firmie, jego struktury, ustalenia odpowiedzialności oraz adekwatnych kompetencji do podejmowania decyzji. Warto pamiętać, że nawet do 80 procent aktywności przedsiębiorstw zależy od efektywności działów zakupów.

W zależności od stadium rozwoju działów zakupów w firmie, zadania oraz wykorzystywane narzędzia mogą bardzo różnić się od siebie. Według teorii Kenneth Lyonsa ewoluują one od stadium "biernego", poprzez "niezależne", "wspierające" aż do stadium "integrującego”, w którym rola menadżera jest jedną z kluczowych funkcji w przedsiębiorstwie. Im bardziej istotna rola zakupów – tym lepsze i bardziej zaawansowane narzędzia powinny być stosowane. Jednym z głównych problemów kupców jest brak narzędzi informatycznych, które z poziomu analizy historycznej przeniosłyby ich działania w obszar analityki prognozującej przyszłą aktywność firmy.

Firmy z sektora nowych technologii dostarczające rozwiązania dla biznesu przewidują, że do roku 2020 większość procesów zakupowych przeniesie się do świata wirtualnego – Internetu. Już dziś powszechnie wykorzystuje się portale przetargowe czy aplikacje do zarządzania łańcuchem dostaw. Automatyzacja i cyfryzacja procesów zakupowych jest wyzwaniem, przed którym prędzej czy później stanie każdy przedsiębiorca.

Firmy z sektora nowych technologii dostarczające rozwiązania dla biznesu przewidują, że do roku 2020 większość procesów zakupowych przeniesie się do świata wirtualnego – Internetu

Dział zakupów ponadto powinien mieć zapewnione wsparcie merytoryczne, techniczne i prawne – w tym również poprzez korzystanie zewnętrznych firm doradczych. Powinien mieć rolę lidera w tworzeniu i wdrażaniu innowacji, kreować i zarządzać interdyscyplinarnymi grupami projektowymi i wreszcie – współdecydować o kierunkach rozwoju firmy. Powinien także być wyposażony w odpowiednie narzędzia i zasady raportowania osiąganych wyników.

Rozliczanie kupca

Przy tak określonej, kluczowej roli i funkcji działu zakupów powstaje pytanie – jakie powinny być mechanizmy rozliczania? Modele kontroli i rozliczania pracy kupców zależą w dużej mierze od zakresu ich działalności oraz bezpośredniego lub pośredniego wpływu na wynik finansowy. Oszczędności czy innowacje wygenerowane przez kupców mogą zostać w dalszym procesie produkcyjnym czy logistycznym „przejedzone”.

Inaczej zatem należy rozliczać kupca z branży handlowej kupującego towary do dalszej odsprzedaży, a inaczej np. kupującego komponenty czy surowce do produkcji. Da się jednak wyodrębnić kilka wspólnych kryteriów, według których można rozliczać pracę każdego kupca, są to: obsługa klientów wewnętrznych, jakość i warunki współpracy z dostawcami, poziom realizacji dostaw (tzw. service level), administracja. Kupcy powinni również dążyć do nieustannego poszukiwania „lepszych” źródeł zakupów mierzonych zarówno jako optymalizacja kosztów, jak i poprawa jakości czy wdrażanie nowych technologii. Kupcy powinni też dbać o rozwój dostawców jednocześnie zapewniając minimalizację ryzyka współpracy z nimi poprzez umiejętną dywersyfikację lub koncentrację źródeł zaopatrzenia.

Przy określaniu roli, zasad funkcjonowania, procesów i zakresu odpowiedzialności pracowników działu zakupów warto również skorzystać z zewnętrznej firmy doradczej posiadającej ekspertów-praktyków z tej dziedziny. Odpowiednio wykształcony, wyposażony i rozliczany dział zakupów staje się mocnym filarem firmy, centrum kompetencyjnym oraz motorem rozwoju biznesu.

Marcin Tokarczyk – autor przez ponad 10 lat był kupcem-praktykiem w obszarach Indirect i MRO w jednej z największych sieci handlowych w Europie. Od kilu lat prowadzi niezależną działalność doradczą skoncentrowaną na optymalizacji procesów zakupowych, sourcingu i outsourcingu również jako partner w firmach consultingowych Euro-focus i Acatia Consulting Group. W latach 2002-2006 wdrażał na poziomie międzynarodowym narzędzia do e-Procurementu i e-Aukcji w sektorze B2B.