Zastanawiając się nad optymalizacją zakupów, trzeba stwierdzić, że prawie automatycznie działalność spedycyjna jest oddzielona od kwestii zakupów logistycznych. Ale przecież pracownicy firm logistycznych są także kupcami. 

 W portfelach zakupowych firm logistycznych są różnego rodzaju produkty i usługi, a profesjonalizacja procesów zaopatrzenia może przynieść znaczne oszczędności. Jest to szczególnie ważne teraz, gdy rentowność firm logistycznych spada. Nacisk na ceny usług spedycyjnych, a z drugiej strony - wzrost kosztów działalności gospodarczej i opłat tworzą dysproporcję między kosztami a zyskiem. Tymczasem oszczędności wygenerowane w zakupach wpływają pozytywnie na rentowność firmy, a tym samym przyczyniają się do podwyższenia jej obrotów.

Mimo że o potrzebie profesjonalizacji zaopatrzenia mówi się coraz częściej, znaczenie zakupów jest przez wiele firm ciągle niedoceniane, dotyczy to także firm logistycznych. Do centralizacji zakupów dochodzi zazwyczaj, gdy firmy zwiększają swoje obroty. W większych firmach funkcjonuje przeważnie centralny dział zakupów i funkcje zakupowe są zorganizowane centralnie. Jednakże w firmach logistycznych w większości przypadków zcentralizowane są jedynie zakupy "typowych" grup produktowych, np. pojazdy i ich serwisowanie, paliwo, samochody ciężarowe, itd. Wszystkie inne potrzebne towary i usługi nabywane są na bieżąco i w sposób zdecentralizowany. Obowiązki związane z ich zakupem nie są skupione na szczeblu centralnym. Warto dodać, że wszystkie towary i usługi są przeważnie kupowane lokalnie, w firmach z regionu. Powody są oczywiste: szybkość dostaw, osobiste znajomości, a także wygoda. Trudno mówić o konkurencji. Taki stan rzeczy jest wynikiem braku odpowiedniej organizacji zakupowej, a także braku znajomości różnych narzędzi zakupowych. Temat oszczędności nie jest w ogóle rozpoznawany, a potencjał oszczędności pozostaje niewykorzystany.

Zakupy prowadzone w klastrach przynoszą oszczędności do 10 procent kosztów.

Grupy produktowe

 Analizując zakupy towarów i usług dokonywanych przez firmy logistyczne, można stworzyć strukturę grup produktowych. Do pięciu głównych grup produktowych w firmach logistycznych należą zatem: pojazdy, nieruchomości, magazyny, personel i koszty ogólne. W każdej z grup głównych można wyodrębnić podgrupy. Zestawienie i klasyfikacja grup odbywa się w oparciu o ich cechy wspólne.

 W najważniejszej grupie produktowej – pojazdy, można wyróżniamy takie podgrupy, jak: park samochodów, czyli flota (np. zakup, wynajem, leasing), zarządzanie flotą, ubezpieczenia i dostawa paliw (np. karty paliwowe, wybór sieci stacji benzynowych) oraz utrzymanie i zarządzanie zamówieniami części zamiennych (opony, szyby), narzędzia do zabezpieczania ładunków, itp. Potencjał oszczędności w grupie produktowej pojazdów można oszacować na 6-9%.

Zakupy w zakresie nieruchomości (np. magazyny, budynki biurowe, garaże, itp.) tworzą drugą główną grupę produktową (np. wynajem, leasing nieruchomości, itp.). Do grupy tej należą także wszystkie niezbędne produkty i usługi, które służa do konserwacji i utrzymania budynków, jak i szeroko pojętych urządzeń ochronnych (np. sprzęt przeciwpożarowy). W tej grupie produktowej potencjał oszczędności szacuje się na 6-10%.

 Trzecia grupa produktowa – magazyny, obejmuje urządzenie i wyposażenie magazynów. Do grupy tej zaliczyć można bramy i i rampy oraz ich konserwację, systemy regałowe, w tym m.in. systemy transmisji danych, wózki przemysłowe oraz inne sprzęty magazynowe, służące bezpieczeństwu. Potencjał oszczędności w tej grupie zakupów wynosi 7-10%.

Czwartą grupą są koszty personelu, do których zaliczyć można np. outsourcing pracowników tymczasowych (pracownicy magazynowi), usługi sprzątania budynków i ochrony budynków, ale także sprzęt dla pracowników (np. ubrania robocze, osprzęt zabezpieczający) oraz szkolenia personelu (np. szkolenia dla kierowców, szkolenia z zakresu składowania towarów i bezpieczeństwa). W tej grupie produktowej potencjał oszczędności szacuje się na 10-15%.

Analizując zakupy towarów i usług dokonywanych przez firmy logistyczne, można stworzyć strukturę grup produktowych. Do pięciu głównych grup produktowych w firmach logistycznych należą zatem: pojazdy, nieruchomości, magazyny, personel i koszty ogólne.

W piątej grupie produktowej zebrano wszelkie koszty ogólne. Są to materiały biurowe, materiały elektroniczne, materiały drukowane, opakowania, usługi recyklingu i gospodarki odpadami, energia, koszty stołówki, itp. W tej ostatniej grupie możliwe oszczędności oscylują na poziomie 10-15%.

Efektywność zakupów

 Skuteczność pracy działu zakupów zależy od przygotowania odpowiedniej struktury grup produktowych i podziału kompetencji oraz przypisania pracownikom odpowiedzialności za te grupy. Jest to wymóg wdrożenia efektywnego sposobu zarządzania dostawcami i zarządzania grupami produktowymi. Dzięki zestawieniu podobnych towarów i usług w grupy produktowe, możliwe jest stworzenie klastrów i oszacowanie potencjału oszczędności dla każdego klastru. Im większy wolumen zakupów, tym szybciej rynek reaguje na nasze zapytania ofertowe. Lepiej podjąć współpracę jedynie z kilkoma, ale solidnymi dostawcami, niż z wieloma słabszymi. Takie podejście redukuje także niepotrzebną złożoność procesów i przyczynia się do obniżenia kosztów zakupów.

Kupcy mają jednak znacznie więcej możliwości. Ze struktury grup produktowych mogą wyczytać, czy w przypadku konkretnych produktów i usług bardziej opłacalna jest produkcja własna, czy zakupy na zewnątrz (analiza „Make or buy”). Zadaniem działu zakupów jest sprawdzenie, która ze strategii jest optymalna, jak zidentyfikować dostawców na konkretne towary i usługi oraz jak przygotować się do współpracy z nimi. Ponadto nie należy lekceważyć specjalistycznej wiedzy kupców, którzy muszą znać dokładnie nie tylko specyfikę konkretnych produktów i usług, ale także różne formy umów lub modeli finansowania. Do tego potrzebna jest z kolei wiedza z zakresu aktualnych przepisów i sytuacji politycznej, tak by móc na bieżąco sprawdzać możliwości pozyskania dodatkowych środków finansowych.

Procesy zakupowe są zmienne. W odpowiednich odstępach czasu muszą być powtarzane i analizowane. Tak tworzą się procedury, które mają na celu stałe podnoszenie efektywności i konkurencyjności. Tylko w taki sposób można wykorzystać wszystkie możliwości płynące z optymalnego zaopatrzenia i podwyższyć rentowności firmy.