W wielkim skrócie można powiedzieć, że chcąc wdrożyć nowy system informatyczny w firmie, należy w pierwszej kolejność zdefiniować potrzeby w zakresie niezbędnej funkcjonalności, przeprowadzić proces ofertowania i w konsekwencji wybrać najlepsze rozwiązanie. Kolejny etap to wdrożenie wybranego systemu według harmonogramu uzgodnionego przez obie strony, a więc zamawiającego i wykonawcę.

Praktyczne zastosowanie systemu

W konsekwencji następuje produkcyjne uruchomienie rozwiązania IT, gdzie najważniejsze jest dopilnowanie praktycznego zastosowania systemu w podstawowych obszarach działalności zamawiającego. Na tym etapie pojawia się także „syndrom zmęczenia materiału” zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy. Z jednej strony system był wdrażany zgodnie z potrzebami klienta, z drugiej zaś pracownicy zamawiającego poświęcili wiele czasu i energii, aby nowe rozwiązanie zastąpiło stary model pracy – każdy chce teraz skonsumować efekty swoich kilkumiesięcznych działań. Taki stan trwa od trzech do sześciu miesięcy. O ile po stronie klienta nie ma osoby odpowiedzialnej za zamknięcie wdrożenia, to w takim przypadku proces ten kończy się na realizacji prac na poziomie 70 proc. Jak temu zaradzić?

Istotną rolę w tym zakresie odgrywa zamawiający, bo o ile na tym etapie uzna on, że projekt jest zakończony, to niemożliwe będzie zrealizowanie wdrożenia w pełnym zakresie. W takim przypadku dostawca powinien zaproponować audyt wykorzystania rozwiązania IT, mający na celu zobrazowanie obszarów wykorzystywanych w systemie zgodnie z pierwotnymi założeniami, obszarów wykorzystywanych częściowo jak i tych całkowicie niewykorzystywanych.

Wyniki audytów pokazują, w większości przypadków, pełną realizację wdrożenia w zakresie procesów niezbędnych do funkcjonowania firmy. Natomiast procesy istotne jak np. nadzór nad terminami związanymi z utrzymaniem floty, czy zarządzaniem kierowcami, rozliczanie palet, diety funkcjonujące dotąd poza głównym systemem są realizowane w ok. 70 proc. Najsłabiej, bo na poziomie 30 proc., wypada realizacja zaplanowanych działań, które wymagają zmiany kultury organizacyjnej firmy, dodatkowej pracy po stronie użytkowników czy zaangażowania najwyższego kierownictwa – zaliczyć do nich możemy planowanie strategiczne, CRM, czy pogłębioną analizę operacyjną.

Powyższa analiza pokazuje, jak ważne jest pokazanie i analiza wyników audytu najwyższemu kierownictwu firmy, w której jest realizowane wdrożenie. Niejednokrotnie taka diagnoza uświadamia, że należy kontynuować wdrożenie w celu osiągnięcia pierwotnie założonych celów.

Audyt

Przedstawiciel dostawcy przeprowadza audyt na bazie checklisty odwzorowującej specyfikację wymagań funkcjonalnych względem systemu i ustala poziom jej realizacji. Z jednej strony oceniana jest dostępność i kompletność zamówionych rozwiązań, z drugiej zaś ich wykorzystanie. Pierwsza ocena odbywa się na bazie analizy samego systemu, druga poprzez rozmowy z pracownikami i weryfikację zapisów w systemie informatycznym. Całość prac jest realizowana metodą próbkowania, której zadaniem jest pokazanie bieżącego stanu wykorzystania rozwiązania. Na tej podstawie powstaje materiał do analizy przez zamawiającego. Dobrze jeśli taki dokument jest poparty argumentami za wdrożeniem poszczególnych funkcjonalności czy np. benchmarkingiem. Dobrze wykonany audyt często stanowi podstawę do kolejnego etapu wdrożenia powiązanego z optymalizacją dotąd uruchomionych rozwiązań.